Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 23 aprile 2024

In attuazione del regolamento UE 2016/679 e delle normative vigenti le forniamo le seguenti informazioni attinenti ai trattamenti e alla protezione dei suoi dati personali

Titolare del Trattamento

Il titolare del trattamento è AZETA UFFICIO SRL Via Nabucco 9/A 43126 Baganzola (PR) P.IVA 01571660347 raggiungibile anche chiamando il numero Tel. 0521 601071 oppure via mail ai seguenti indirizzi: info@azeta.it / marketing@azeta.it.

Finalità

I dati personali identificativi raccolti presso l’interessato, utilizzatore del sito, costituiscono oggetto del trattamento e sono trattati ed utilizzati direttamente per le seguenti finalità: (a) per dar seguito alla richiesta dell’utente in merito alla richiesta di informazioni correlate alle attività aziendali o per altre richieste da parte del cliente, nonché per il perseguimento di finalità a ciò strumentali e/o complementari, quali l’archiviazione, l’elaborazione nel completo rispetto del principio della correttezza e della liceità e delle disposizioni di legge.

(b) Salvo opposizione, che sarà possibile inviare in qualsiasi momento, l’indirizzo di posta elettronica fornito in fase di compilazione del form, potrebbe essere utilizzato per l’invio di comunicazioni e promozioni future, riguardanti la medesima tipologia di servizi e prodotti del Titolare (Soft Spam).

Destinatari

I dati raccolti non saranno diffusi, venduti o scambiati con soggetti terzi senza il suo esplicito consenso, salvo eventuali e limitate comunicazioni che si rendano necessarie per evadere la richiesta.

Trasferimento Extra UE

I Dati dell’Interessato non saranno trasferiti verso paesi extra-europei. Nel caso si dovesse in futuro trasferire i Dati verso paesi extra-europei o organizzazioni internazionali, verranno rispettate tutte le disposizioni del capo V (Regolamento UE 2016/679) al fine di assicurare un livello di protezione adeguato.

Periodo di Conservazione

I dati da lei forniti saranno conservati non oltre 2 anni dall’ultimo contatto o corrispondenza attiva e comunque non oltre la sua eventuale richiesta di cancellazione.

Diritti dell’interessato

Lei ha facoltà di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi o eventualmente la limitazione del trattamento. Le ha altresì facoltà di richiedere l’opposizione al trattamento dei propri dati personali, con riferimento alle attività effettuate dal Titolare di cui al punto (b) delle Finalità. Lei può sempre richiedere specifica completa del trattamento e dei suoi diritti scrivendo ai contatti messi a disposizione dal Titolare ed indicati ad inizio informativa.

Diritto di Reclamo

Se ritiene che il trattamento che la riguarda violi il Regolamento GDPR EU-2016/679 ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali attraverso i contatti reperibili sul sito web https://www.garanteprivacy.it/

Assistente vocale AI per l’apertura dei ticket di assistenza

Selezionando dal menu telefonico l’opzione dedicata all’apertura di un ticket, il chiamante interagisce con un assistente vocale basato su tecnologie di intelligenza artificiale.

Prima della selezione dell’opzione, il chiamante viene informato che la conversazione con l’assistente vocale sarà registrata e trascritta. La registrazione inizia esclusivamente dopo la selezione dell’interno dedicato e riguarda unicamente il dialogo tra il chiamante e l’assistente vocale. La chiamata termina dopo la raccolta delle informazioni e l’apertura del ticket.

Il chiamante che non intenda utilizzare l’assistente vocale può aprire il ticket inviando un’e-mail all’indirizzo ticket@azeta.it.

Dati trattati

Durante la chiamata vengono trattati la voce e la registrazione audio del chiamante, la trascrizione della conversazione, il numero telefonico dal quale viene effettuata la chiamata, il nome e il cognome del chiamante, l’indirizzo e-mail, il numero di telefono, il motivo della richiesta, le eventuali informazioni tecniche comunicate durante la conversazione e i dati generati dal sistema necessari alla creazione del ticket.

Prima dell’apertura del ticket, l’assistente vocale riepiloga i dati raccolti e chiede al chiamante di confermarli o correggerli.

Il chiamante è invitato a non comunicare dati personali non pertinenti alla richiesta di assistenza e, in particolare, categorie particolari di dati personali, salvo che ciò sia strettamente necessario per descrivere la problematica segnalata.

Finalità del trattamento

La registrazione e la trascrizione della chiamata sono effettuate per comprendere le informazioni comunicate dal chiamante, raccogliere e verificare i dati necessari all’apertura del ticket, trascrivere e riepilogare il motivo della richiesta, creare e inoltrare il ticket al reparto competente, consentire agli operatori dell’assistenza di prendere in carico la richiesta, verificare eventuali errori avvenuti durante l’apertura del ticket e controllare il corretto funzionamento tecnico dell’assistente vocale.

Le registrazioni e le trascrizioni non sono utilizzate per finalità di marketing, profilazione commerciale, riconoscimento biometrico, analisi delle emozioni o valutazione dei dipendenti.

La voce del chiamante non viene utilizzata per identificarlo biometricamente o per riconoscerne l’identità attraverso le caratteristiche vocali.

La classificazione della richiesta e la creazione del ticket non comportano decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sul chiamante.

Base giuridica

Il trattamento è effettuato, a seconda del rapporto esistente con il chiamante, per l’esecuzione del contratto di assistenza o di misure adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento UE 2016/679.

Il conferimento dei dati richiesti dall’assistente vocale è facoltativo, ma necessario per utilizzare il canale telefonico automatizzato e aprire il ticket. In caso di mancato conferimento, il chiamante può utilizzare il canale alternativo disponibile scrivendo all’indirizzo ticket@azeta.it.

Fornitori e soggetti autorizzati

Per il funzionamento dell’assistente vocale, AZETA UFFICIO S.R.L. utilizza fornitori di servizi telefonici, cloud, di riconoscimento vocale, trascrizione e intelligenza artificiale, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679.

Le registrazioni possono essere consultate esclusivamente da personale espressamente autorizzato da AZETA UFFICIO S.R.L. e unicamente per verificare eventuali errori nell’apertura del ticket o anomalie e malfunzionamenti tecnici dell’assistente vocale.

Il personale autorizzato non può scaricare, condividere o utilizzare le registrazioni per finalità diverse da quelle indicate.

Le registrazioni e le trascrizioni temporaneamente presenti presso il fornitore dell’assistente vocale non vengono utilizzate per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale per finalità proprie del fornitore.

Trasferimento dei dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

Limitatamente ai trattamenti effettuati attraverso l’assistente vocale AI, i dati possono essere trasferiti o resi accessibili a fornitori e subfornitori aventi sede o infrastrutture situate al di fuori dello Spazio Economico Europeo, inclusi gli Stati Uniti.

Gli eventuali trasferimenti sono effettuati nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del Regolamento UE 2016/679, sulla base di una decisione di adeguatezza, delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea o di altre garanzie previste dalla normativa applicabile.

Periodo di Conservazione

Il file audio della chiamata, la trascrizione e gli altri dati temporanei della conversazione presenti presso il fornitore dell’assistente vocale sono conservati per un periodo massimo di 24 ore dalla conclusione della chiamata e successivamente cancellati automaticamente.

La trascrizione trasferita e inserita nel ticket viene conservata secondo i tempi e le modalità previsti per la gestione e la documentazione delle richieste di assistenza.

L’audio della chiamata non viene inserito nel ticket e non viene conservato da AZETA UFFICIO S.R.L. oltre il periodo sopra indicato, salvo che la conservazione sia eccezionalmente necessaria per adempiere a una richiesta dell’Autorità o per accertare, esercitare o difendere un diritto.

Misure di sicurezza

L’accesso alla piattaforma utilizzata per il funzionamento dell’assistente vocale è protetto mediante credenziali riservate e autenticazione a più fattori.

L’accesso alle registrazioni è limitato al personale autorizzato e avviene esclusivamente per le finalità indicate nella presente sezione.

Informazioni e diritti

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679, compresi, nei casi previsti, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione al trattamento, utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa.

Le richieste possono riguardare anche la registrazione audio, la trascrizione e le informazioni generate dall’assistente vocale, nei limiti in cui tali dati siano ancora disponibili al momento della richiesta.